日程調節メールの書き方、返信の仕方
就職活動をしていると面接の日程調節は必須ですよね。
そんな時に使えるテンプレートと気をつけるべきポイントをまとめましたので、ぜひ最後までご覧ください。
メールのポイント
- メールを確認してから24時間以内に返信しよう
- なるべく早い返信を心がけよう。また、深夜帯の返信などは相手に迷惑な場合があるので可能な限り就業時間内の返信を。
- メールの件名は大きく変えない
- 変えたとしても「Re:」が多くなったら減らす、懸命の後に自身の学校名や氏名を加える程度に。
- 宛名を忘れずに入れる
- 相手の署名などから名前がわかる場合には「会社名＋部署名＋氏名＋様」わからない場合は「採用担当者様」
- 面接日程希望日は3日提示する
- 多すぎても少なすぎても先方は困ってしまいます…
- 署名は学校名も忘れずに記載する
- 新卒の場合には学校名、学部名は忘れずに。
- 送られてきた本文はそのまま残す
- 返信する際に相手の本文が残る場合があるものの基本的には消さなくてOK。あまりにもメールが長くなってきたら消しましょう。
テンプレート一覧
基本的には企業側から面接日程に関する連絡が来ます。
下記に状況に応じた日程調整に関する返信メールのテンプレート一覧を記載しておりますので、ぜひご活用ください。
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都合の良い日程を聞かれた場合の返信
企業側からの面接の日程に関する連絡が来たら可能な限り早い連絡、遅くとも24時間以内の連絡を心がけましょう。
また、企業の就業時間内に返信がもっとも好ましいでしょう。
株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様 お世話になります。 貴社求人に応募致しました、◯◯大学の△△△△と申します。 面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 僭越ながら面接の希望日程をお送りさせていただきます。 第1希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯ 第2希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯ 第3希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯ 上記の日程でご調整頂けますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 －－－－－－－－－－－－－－－ ◯◯大学◯◯学部◯◯◯◯（氏名） 〒100-□□□□ ○○県◯◯区◯◯12-3都道府県から建物名、号室まで記載） 電話番号 123-4567-8901 メール ××××@××.com －－－－－－－－－－－－－－－
スケジュールの見通しが立っていない場合の返信
企業から日程を掲示して欲しい旨の連絡が来たものの、まだスケジュールの見通しが立たないからと言って返事を送らないのはNG。
まずは、スケジュールの見通しが立っていないこと、そしていつまでには日程を掲示することができるのかを連絡しましょう。
また、基本的に待っていただく期間は2〜3日程度、長くても1週間を限度としましょう。
株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様 お世話になります。 貴社求人に応募致しました、◯◯大学の△△△△と申します。 面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 現在、スケジュールの見通しが立っておらず、 希望の日程をすぐに提示できる状況にありません。 ◯月◯日にはスケジュールが確定しますので、 確定次第、再度ご連絡致します。 取り急ぎお礼のみで失礼致します。 お忙しいところ恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 －－－－－－－－－－－－－－－ ◯◯大学◯◯学部◯◯◯◯（氏名） 〒100-□□□□ ○○県◯◯区◯◯12-3都道府県から建物名、号室まで記載） 電話番号 123-4567-8901 メール ××××@××.com －－－－－－－－－－－－－－－
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